Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe, vertreten durch den Präsidenten. Betrieben wird die Anwendung von den IKA Studios (Medienzentrum im KIT InformatiKOM). Kontakt: ika-studios-registration@lists.kit.edu

Datenschutzbeauftragte/r des KIT: dsb@kit.edu

2. Zweck der Anwendung

Über diese Anwendung beantragen Sie einen Account für die IKA Studios (Raumbuchung, Studio-Rechner und -Speicher). Die angegebenen Daten werden ausschließlich verwendet, um Ihren Antrag zu prüfen, Ihren Studio-Account anzulegen, Sie über den Stand zu informieren und Ihre KIT-Karte für den Zutritt zu den Studios zu verknüpfen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
• Ihre Angaben zum Bezug zum KIT und optionale Anmerkungen
• bei Anmeldung mit dem KIT-Account zusätzlich: Organisationseinheit, KIT-Nutzerkennung (eduPersonPrincipalName) sowie Nummer, Gültigkeit und Kennung Ihrer KIT-Karte
• Zeitpunkte von Antrag, Bestätigung, Freigabe und Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen
• nach der Freigabe: Ihr Studio-Nutzername

Ihr Passwort wird nicht in dieser Anwendung gespeichert, sondern nur verschlüsselt an das Studio-Verzeichnis übertragen.

4. Anmeldung mit KIT-Account oder Google-Konto

Optional können Sie sich über den KIT-Login (Steinbuch Centre for Computing) oder mit Ihrem Google-Konto anmelden, damit Ihre Daten automatisch übernommen werden. Dabei fragen wir nur die Basisberechtigungen openid, profile und email an und erhalten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Angabe, ob diese bestätigt ist. Wir erhalten kein Passwort und greifen auf keine weiteren Daten Ihres Kontos zu. Die Zugriffsschlüssel werden nur für den einmaligen Abruf dieser Angaben verwendet und nicht gespeichert.

Die Nutzung von Daten, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für Werbung verwendet. Für die Anmeldung selbst gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google bzw. des KIT.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der Aufgaben des KIT in Forschung und Lehre (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg). Die Anmeldung mit einem Google-Konto ist freiwillig; Sie können Ihre Daten stattdessen auch manuell eingeben.

6. Empfänger

Zugriff haben nur die Mitarbeitenden der IKA Studios, die Anträge bearbeiten. Die Daten werden auf Servern des KIT verarbeitet; E-Mails werden über den Mailserver des KIT versendet. Eine Weitergabe an Dritte oder in Drittländer findet nicht statt.

7. Speicherdauer

Antragsdaten werden gespeichert, solange sie für die Bearbeitung und Verwaltung Ihres Studio-Accounts erforderlich sind, und anschließend gelöscht. Nicht bestätigte oder abgelehnte Anträge werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die Daten Ihres Studio-Accounts werden für die Dauer der Nutzung gespeichert; länger nicht genutzte Accounts werden deaktiviert und gelöscht.

8. Cookies

Die Anwendung verwendet nur technisch notwendige Cookies: während der Anmeldung mit KIT oder Google (höchstens 10 Minuten) und zur Übernahme Ihrer Anmeldedaten in das Formular (höchstens 30 Minuten). Es werden keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingesetzt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an ika-studios-registration@lists.kit.edu. Sie können sich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren: dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.